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Access è un applicativo come tutti gli altri e quindi si lancia esattamente come gli altri. Ma se siamo abituati a lavorare con fogli di calcolo o con programmi per la videoscrittura salta subito agli occhi una particolarità: prima ancora di cominciare a impostare un nuovo lavoro, bisogna effettuare un salvataggio di un file che, a rigor di logica, è vuoto.
E quando si comincia a lavorare si vede che Access richiede talvolta di effettuare
salvataggi. Questi comportamenti sono dovuti al fatto che, per la caratteristica
intrinseca del programma, ogni volta che si inserisce un record o se ne modifica
uno, il salvataggio delle nuove informazioni viene eseguito automaticamente
dal programma mentre se si modifica qualche elemento della struttura del database
o delle sue modalità di consultazione (un campo, un modo di disegnare
una stampa o una scheda per l'inserimento dei dati), non agendo quindi sul
contenuto delle tabelle ossia i dati, Access chiede se intendiamo mantenere
o meno la nuova impostazione.
L'apertura di un database
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Il "pannello principale" dei comandi che viene presentato non è sempre presente nei database, anzi, esso deve essere costruito esplicitamente dall'utente con gli appositi strumenti altrimenti non può apparire.
All'apertura di un database si possono susseguire automaticamente una serie di azioni che sono state definite in un apposito oggetto che viene eseguito ogni volta che si apre il database. Si tratta della Macro (sequenza di comandi associati a un nome) chiamata "Autoexec". Questo spiega perché i comportamenti dei file all'apertura possono essere diversi da database a database.
Se si apre un database nel momento in cui ne è aperto un altro, Access prima chiude il database corrente e poi apre l'altro.
Anche Access, come gli altri applicativi, ha una sua cartella predefinita nella quale si posiziona appena lanciato e che è la cartella che viene presentata al primo comando Apri o "Salva con nome" del menù File. I nomi dei database che si vedono in fondo al menù File sono relativi agli ultimi 4 database aperti. Possono presentarsi con un percorso completo o col semplice nome. Nel primo caso vuol dire che risiedono in una cartella diversa da quella corrente (che, appena entrati in Access, corrisponde a quella predefinita) altrimenti, se appaiono col solo nome, vuol dire che risiedono nella cartella correntemente aperta.
Come si vede in questa sezione, i principali oggetti per il trattamento
dei dati in Access sono le tabelle e le maschere. In entrambi i casi esistono
due situazioni ben distinte in cui l'utente si può muovere che sono
date dai due tipi di visualizzazione: Struttura e "Foglio dati"
o Maschera.
La visualizzazione Struttura non ha nulla a che fare con i dati veri e propri. Viene indicato semplicemente il disegno, lo scheletro dell'oggetto in questione. Così la struttura di una maschera altri non è che il suo disegno mentre la struttura di una tabella non è che il disegno del tracciato del record, cioè l'indicazione di quali campi si usano, come si chiamano, che caratteristiche (proprietà) hanno ecc.
Per quanto riguarda le visualizzazioni dei dati, sia la tabella che l'ambiente maschera prevedono la "Visualizzazione foglio dati", un tipo di visualizzazione semplice ed essenziale, che nulla lascia all'estetica e che presenta i dati in formato tabellare. L'ambiente Tabella prevede questa sola modalità di visualizzazione dati mentre l'ambiente Maschera prevede anche la sua visualizzazione più importante detta Maschera. Questa simula le schede cartacee (tant'è vero che nelle prime versioni di Access si chiamava Scheda), i campi si possono posizionare su tutta la superficie in ordine sparso(meglio se ragionato…), si possono aggiungere elementi grafici quali immagini, colori e immagini di sfondo, elementi di disegno, pulsanti ecc. e inoltre possono trovare posto campi che non appartengono alla tabella in oggetto o perché sono calcolati lì per lì o perché provengono da altre tabelle.
Ma allora, cosa deve usare l'utente? L'ambiente tabella è quello essenziale, quello attraverso il quale si definiscono le entità e gli attributi del database mentre l'interfaccia nei suoi confronti viene agevolata dalle maschere.
Con una conoscenza approfondita delle maschere poi si possono ottenere
prestazioni all'altezza di programmi gestionali di tipo professionale (tipo
contabilità, gestione magazzino ecc.).
La finestra database è la finestra principale di Access. Essa mostra
tutti gli oggetti raggruppati per schede: tabelle, maschere, query, report,
macro e moduli.
Da qualsiasi finestra è possibile richiamare la finestra del database per visualizzarne i contenuti delle schede e per aprire eventualmente qualche oggetto. Ciò significa che dentro la finestra dedicata ad Access, si possono contemporaneamente aprire altre finestre e passare da una all'altra con la combinazione di tasti CTRL - <F6> o cliccando in una parte visibile della finestra o passando attraverso il comando Finestra. Se però, nonostante le numerose finestre aperte, si chiudesse la finestra database, questo significherebbe la chiusura del file database
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